Работа сотрудника сводится к обработке большого объема документации. Подумайте, чем занимается представитель этой профессии, в чем его обязанности, сколько он зарабатывает и каковы его карьерные перспективы.
Оценка профессии
Офисная работа — одно из важных направлений деятельности многих компаний и организаций. Его суть заключается в сборе, оформлении и хранении всей корпоративной документации. Поскольку объем работы достаточно большой, в штате должен быть человек, основная задача которого — грамотно управлять рабочим процессом. Итак, попробуем разобраться, кто такой сотрудник, каковы его обязанности и какие требования к нему предъявляются.
Экскурс в историю
Первые сотрудники появились вместе с писательством и развитием права. «Предками» современных представителей этой профессии можно считать служащих и летописцев. Первый занимался написанием (очевидно, под диктовку) царских указов и приказов. Второй вел записи мирских и военных дел, таким образом сохраняя ценную историческую информацию для потомков.
Профессия клерка стала официальной примерно в середине 20 века, когда возникла острая необходимость вести записи для каждого учреждения. Этого требовал закон. В ответ на запрос образовательные учреждения открыли площадки для подготовки специалистов в области делопроизводства.
В настоящее время работа с документацией в любом учреждении, организации или бизнесе занимает много времени. Поэтому присутствие в штате представителя этой профессии просто необходимо. Чем сегодня занимается сотрудник? На протяжении многих десятилетий круг обязанностей этого специалиста практически не менялся. Но методы и приемы работы претерпели заметные изменения.
Описание профессии
Что делать современному сотруднику? В его обязанности может входить как банальная регистрация документов учреждения, так и быстрое принятие решений. Такой специалист может работать везде, где есть необходимость в оформлении документов, то есть уровень востребованности этой профессии достаточно высок.
Законодательство сегодня требует, чтобы документы, подтверждающие деятельность и устанавливающие финансовый оборот каждого предприятия любой формы собственности, составлялись по определенным стандартам. Это то, что должен делать сотрудник. Эта должность не обязательно включает человека, окончившего университет по специальности «Управление документами». Опыт работы экспедитором-оператором, секретарем-помощником, офис-менеджером очень ценится при отборе кандидатов на работодателя.
Сотрудник, отлично выполняющий свои обязанности, — надежный помощник руководителя. Если круг его обязанностей выходит за рамки оформления документов, он вполне может стать правой рукой менеджера. Представителю данной профессии часто приходится опираться в своей работе на налоговое, гражданское и судебное законодательство. На малых предприятиях в штате всего один сотрудник. Его задача сводится только к составлению документов. В этом случае он, скорее всего, совпадет с должностью секретаря. В крупных корпорациях и организациях работает несколько специалистов, каждый из которых занимается определенной сферой деятельности компании.
Где учиться
можно устроиться клерком в крупную компанию, если у вас есть подходящее образование. Плюсом будет сертификат об окончании обучения на компьютерных курсах, так как вам придется работать на ПК и с оргтехникой.
Эта профессия требует как минимум среднего профессионального образования. Получить его можно в университете. Все-таки лучше, если диплом вуза: так можно дорасти до заведующего кафедрой и вообще занять какую-то руководящую должность. Что касается направлений подготовки, то подходит специальность «Документооборот и архивоведение». Альтернативный вариант — «библиотечно-информационная деятельность».
Будущий сотрудник может получить высшее образование практически в любом городе России. Более 130 университетов преподают специальности «делопроизводство», например:
- Томский национальный исследовательский государственный университет.
- Южный федеральный университет.
- Российский государственный социальный университет. • Уральский федеральный университет им. Б. Ельцина.
- Московский технологический университет.
- Дальневосточный федеральный университет.
- Московский институт культуры.
- Самарский национальный исследовательский университет им. Акад. С. Регина.
- Санкт-Петербургский государственный университет дизайна и промышленных технологий.
- Российский государственный гуманитарный университет.
Среднее специальное образование по направлению «Управленческая документация» можно получить во многих колледжах страны. Например:
- Колледж МИД РФ.
- Колледж Московского финансово-юридического университета.
- Технологический колледж No. 21.
- Колледж сферы услуг №3.
- Колледж Алтайского государственного университета.
- Многопрофильный колледж профессионального образования Удмуртского государственного университета.
- Волгоградский технологический университет.
Для поступления в вузы необходимо сдать ЕГЭ по русскому языку, истории, обществознанию или иностранному языку (предметы устанавливаются самими учебными заведениями). В колледжи принимаются по результатам аттестационного конкурса.
Круг обязанностей
Ежедневно через сотрудника проходит огромное количество различных деловых документов, которые необходимо проанализировать, обработать и при необходимости отправить получателю. В ряде организаций также необходимо совмещать функции офис-менеджера и секретаря. В задачи такого универсального специалиста входит удовлетворение личных запросов менеджера, прием и выполнение телефонных звонков, общение с клиентами, ведение переписки, как входящей, так и исходящей.
Количество рабочих мест у сотрудника напрямую зависит от сферы деятельности компании и ее размера. В дополнение к вышесказанному, он должен контролировать выполнение инструкций и поддерживать архив. В некоторых случаях функции переводчика возлагаются на сотрудника. Корреспонденция, полученная на английском (или другом иностранном), должна быть переведена на русский язык и отправлена за границу на языке получателя.
Знания, умения и навыки
Среди основных требований, которые работодатель чаще всего предъявляет к работнику:
Некоторые работодатели включают в этот список высокий уровень владения английским языком.
Личные качества
Работа клерком требует не только профессионализма и определенного набора знаний, навыков и умений, но и набора личных качеств. Чрезвычайно важно, чтобы представитель этой профессии был организован, пунктуален и имел:
- аналитический склад ума;
- способность постоянно сосредотачиваться на решении проблемы;
- хорошая память;
- возможность работы в режиме многозадачности;
- порядочность;
- доброжелательность;
- устойчивость к стрессам;
- общительность;
- восприимчивость к критике и самокритике.
Уровень оплаты
На заработную плату сотрудника влияет стаж работы, размер компании, сфера его деятельности и регион. Суммы могут варьироваться от 13 тысяч до 100 тысяч рублей. Средний показатель по России — 25 тысяч рублей.
Поскольку зарплата сотрудника различается в зависимости от города, вот несколько примеров для наглядности:
- Москва — от 20 до 100 тысяч рублей.
- Санкт-Петербург — от 25 до 70 тысяч рублей.
- Новосибирск — от 20 до 30 тысяч рублей.
- Екатеринбург — от 13 до 35 тысяч рублей.
- Казань — от 15 до 25 тысяч рублей.
Преимущества и недостатки
Главное преимущество профессии клерка — возможность устроиться на работу в известную компанию или учреждение, стать госслужащим. Образование и опыт откроют перспективы карьерного роста и более высокие зарплаты. К минусам этой работы, по отзывам, можно отнести малоподвижный образ жизни и риск заразиться сопутствующими заболеваниями. Кроме того, зарплата нового сотрудника обычно умеренная, а иногда и низкая. Прироста можно ожидать при повышении профессионализма или увеличении количества обязанностей.
Карьерный рост
Карьерный рост во многом зависит от амбиций самого сотрудника. Кроме того, на скорость этого процесса влияют его профессиональный уровень и личные качества. Вы можете предпочесть горизонтальный тип карьеры и постоянно повышать свой уровень знаний, осваивая смежные специальности, такие как управление персоналом, архивоведение, библиотечное дело и т.д.
Вертикальный вариант — это управленческая карьера. По прошествии определенного времени делопроизводитель может стать руководителем офиса или общего отдела, вырасти до должности директора отдела управления бизнесом организации.
Перспективность профессии
Любая деятельность, даже небольшая, сегодня тесно связана с большим объемом делопроизводства и документации, поэтому профессия офисного работника продолжает оставаться востребованной. В крупных городах есть множество организаций, компаний и частных предпринимателей, которым нужны грамотные специалисты. Так что здесь тяжело остаться без работы, особенно если у тебя есть хорошее образование и опыт. Кроме того, знания в области делопроизводства позволяют стать личным помощником руководителя (по сути, его правой рукой), офис-менеджером или секретарем. Это значительно увеличивает шансы найти работу.
