Профессия «Секретарь»

Если вы любите работать по расписанию, планировать время и помогать другим людям, то профессия секретаря может быть для вас.

История

Профессия секретаря появилась давно. Самыми первыми услугами служащего стали пользоваться древнеримские патриции. Ее назначили секретарями. Задача мужчины заключалась в следующем:

• Дайте совет хозяину.
• Держите в секрете все, что знает.

Позже жители Европы оценили то, что изобрели римские патриции, и ввели должность секретаря .

При Петре I, после поездки русского царя в Европу, было решено открыть в России институт «секретарей». Ряды секретарей были разными.

Требования к первому российскому сотруднику:

• Дворянин из дворянской семьи.
• Мужчина.
• Очень вежливый.
• Возможность проконсультировать по любой жизненной проблеме.

Екатерина II серьезно отнеслась к профессии секретаря: она усовершенствовала и ужесточила критерии выбора работника этой профессии:

• Секретарь должен быть не один, а несколько.
• Наглость, находчивость — главные требования к обладателю этой профессии.

После того, как летом ушли перья и чернила, появилась пишущая машинка. Профессия секретаря улучшилась. Сейчас женщины начали его изучать, ну, а сейчас секретарши-мужчины очень редки.

Описание

Секретарь — это не только сотрудник компании, но и ее лицо. Внимательный, умный, привлекательный, высокомерный — все эти качества, которые касаются человека, который работает секретарем.

Пока работодатель решает основные вопросы развития предприятия, секретарь занимается обеспечением управленческой и административной деятельности. Успех работы компании зависит от профессионализма секретаря.

На каких специальностях учиться

В некоторых учебных заведениях, обучая студентов основной специальности, проводят дополнительные курсы по делопроизводству.

Специальность, по которой можно получить профессию секретаря:

• Управление.
• Страховой бизнес.
• Анализ и аудит.
• Таможенное дело.

Где учиться

В зависимости от интересующего вас уровня образования, профессию секретаря можно получить в различных учебных заведениях:

• Среднее специальное — при техникуме.
• Среднее профессиональное — в профессиональных училищах.
• Образование высшее — институт.

Обязанности:

• Оформление входящих и исходящих документов.
• Сервис для менеджера и его посетителей.
• Создание плана работы менеджера.
• Принимайте телефонные звонки и электронные письма менеджеру.
• Закажите все необходимое для качественной работы предприятия (канцелярские товары и др).

Кому подойдет

Потенциальный секретарь должен обладать следующими качествами:

Стрессоустойчивость. Кандидат на эту должность должен обладать выдержкой и самообладанием.

Пытаюсь получить новые знания и навыки. Хороший секретарь должен владеть иностранным языком, уметь вести деловую переписку, составлять и оформлять различные документы.

Готовность к ненормированному рабочему дню, непредвиденным проблемам (срочная работа).

Умение правильно и эффективно планировать свой день. В большинстве случаев составление бизнес-плана для менеджера — одна из обязанностей секретаря.

Общительность. Секретарь должен уметь вести вежливый разговор со всеми посетителями компании, быть отзывчивым.

Заработная плата

В среднем за работу секретарь получает 25000 рублей. Многие люди начинают строить карьерную «лестницу» именно с этой профессии. Желающие работать секретарями, не имеющие опыта, могут рассчитывать на небольшую зарплату — 10-15 тысяч рублей. Но в то же время они должны иметь возможность свободно работать на ПК и знать основы офисной работы.

Сотрудник со стажем работы более одного года получает зарплату 20 000 руб.

Приветствуется опытный англоговорящий персонал. Их зарплата может составлять 25000 рублей и более.

Как устроиться

Во-первых, вам нужно отправить свое резюме в компанию, в которой вы хотите работать. Затем вам позвонят и пригласят на собеседование.

Получив приглашение, снова зайдите на сайт компании и изучите всю необходимую информацию:

• Сфера деятельности.
• Миссия компании.
• Цели организации.

2. Прочтите материалы по профессии секретаря. Часто во время собеседования вас спрашивают, что именно вас привлекло в выбранной профессии, что такое оформление документов, виды рабочего процесса?

3. Дресс-код при приеме на работу. На собеседование лучше всего приходить в строгом стиле.

Обычно собеседование проходит в форме интервью (вопрос-ответ). Интервьюер задаст вопросы, и вы на них ответите.

Доверяйте интервью.

Вы не можете обмануть. Если вас просят хорошо разбираться в компьютерных программах, а вы не очень хорошо с ними знакомы, лучше сразу признать это, но добавить, что вы легко обучаетесь.

Спросят о недостатках, расскажут, выдадут за достоинство. Например, вы любите помогать, иногда для этого вам приходится задерживаться на работе, что негативно сказывается на ваших семейных отношениях.

На вопрос о характеристиках предыдущей одежды не говорите о недостатках. Лучше сказать, что он профессионал своего дела, строгий, но справедливый.

Во время собеседования вы можете попросить интересующую вас информацию, а не просто ответить на вопросы.

Вопросы о заработной плате будут уместны, если на сайте работодателя не указана стоимость труда на интересующей вас должности.

6. В конце собеседования вам будет предложено заполнить анкету.

7. По окончании собеседования вам будет предложено подождать несколько дней. За это время служба безопасности работодателя будет проверять информацию о перспективном сотруднике. Надеюсь, вам позвонят и пригласят на работу.

Карьера

Большинство людей думают, что у секретаря нет карьеры. Работа секретаря разнообразна и может быть нескольких уровней:

• Администратор — самый низкий уровень. Этот сотрудник не занимается управленческой деятельностью, большую часть времени в его обязанности входит консультирование по телефону и организация встречи с клиентом.
• Помощник секретаря — профессия чуть более высокого ранга. Основные обязанности могут быть связаны с деятельностью офис-менеджера (например, жизнеобеспечение компании). Важную роль играет знание иностранного языка: перевод, присутствие на переговорах с иностранными коллегами в виде переводчика.
• Помощник менеджера — это высшая ступенька карьерной лестницы секретаря. Эта позиция требует доверия между менеджером, устойчивости к стрессу и доверия со стороны сотрудника. Кроме того, должность предполагает решение организационных и административных задач.

Перспективы

Как было сказано выше, секретарь — это не тупиковая профессия. Этим сотрудникам есть за что бороться. Должность увеличится, значит, зарплата удовлетворит его рост. Единственное требование для карьерного роста в большинстве организаций — это степень бакалавра.

Стремитесь достичь своих целей в жизни, и ваша карьера секретаря будет идти в гору.