Без хорошего оборота официальных документов наступил бы хаос в деятельности любой компании. Специалист по документам предотвращает это. Обдумайте его обязанности и карьерные перспективы.
Оценка профессии
Документооборот — неотъемлемая часть деятельности организации, учреждения или компании любой формы собственности. Каждый коммерческий документ должен быть оформлен по всем правилам, систематизирован и храниться в установленный срок. Поэтому вполне логично, что профессия «документалист» сегодня очень востребована. Подумайте, что это за работа, как она оплачивается и какие требования предъявляются к специалистам.
Историческая сводка
Название профессии «специалист по документам» — это сочетание латинского слова documentum (в переводе «доказательство») и старославянского слова vѣdѣti (в переводе «знать»). Изначально специалисты по документам занимались фиксацией правовых оснований тех или иных событий. Систематизировать документы начали гораздо позже.
Документооборот в том виде, в каком мы его знаем сегодня, оформился только в первой половине 20 века. Это произошло, когда бельгийский предприниматель и юрист Поль Отлет изменил значение слова «документ», сделав его более широким: любая информация получила этот статус, если она была зарегистрирована на каком-либо материальном носителе. Таким образом, количество крупных изданий выросло в геометрической прогрессии. Следовательно, возникла необходимость в отдельном подразделении персонала, которое бы занялось их уборкой. Учебные заведения начали готовить квалифицированных специалистов, владеющих современными методами работы с документами.
Описание профессии
Кто такой эксперт по документам? Зарегистрируйте и зафиксируйте документы компании, организации или учреждения. Такая работа аналогична деятельности секретаря, архивариуса и делопроизводителя. При этом перечисленные позиции не дублируют друг друга.
Что делать специалисту по документам? Работа с документами. Но как именно? Например, руководство организации издало некий приказ. Специалист должен, руководствуясь правилами, правильно его составить и довести до сведения тех сотрудников, которым он адресован. Любая коммерческая бумага рано или поздно устаревает и в конечном итоге выходит из обращения. Когда это происходит, его необходимо отнести к соответствующей папке (по какому принципу это происходит, указано в законодательных актах о делопроизводстве) и подшить. Все это делает специалист по документам.
На первый взгляд, не работа, а чистая скука. На самом деле это не совсем так. Специалист по документам (особенно если в штате всего один) отслеживает всю информацию о компании. Он знает буквально все о работе всех ведомств. Имеет доступ к данным о деятельности и развитии компании. От него не ускользнет ни одна деталь. А подробности могут быть довольно интересными.
В крупных компаниях на специалиста по документам возлагается огромный объем работы. Поэтому нанимается несколько кадровых специалистов и обязанности между ними распределяются. Таким образом, несколько сотрудников отвечают за оформление, регистрацию документов, внесение в базу данных, контроль за исполнением и хранением. В этом случае документооборотом занимается целое структурное подразделение.
Обучение
На документального специалиста можно поступить в тех вузах или вузах России, где готовят специалистов по следующим направлениям:
В рамках области обучения обычно есть несколько специализаций, таких как архивариус или кадровый офицер.
При выборе вуза необходимо учитывать ряд важных нюансов. Например: возможность практиковаться в любой крупной компании. Также обратите внимание на уровень востребованности его выпускников.
В России есть много вузов, готовящих будущих специалистов по документам, во всех регионах, например:
- Московский финансово-юридический университет.
- Донской государственный технический университет.
- Иркутский государственный университет.
- Воронежский институт экономики и социального управления.
- Нижневартовский государственный гуманитарный университет.
Для поступления в вуз на специальность «делопроизводство» или другую подобную специальность вам необходимо сдать ЕГЭ по русскому языку, истории и обществознанию или английскому языку. Постарайтесь набрать максимальное количество баллов, если хотите перейти на форму составления бюджета.
Перечень обязанностей
Многие обязанности возложены на специалиста по документам. В должностной инструкции представителя данной профессии написано, что ему необходимы:
- составлять, учитывать, архивировать, обеспечивать оборот и контролировать исполнение документов;
- систематизировать документооборот;
- организовать оптимальный документооборот внутри компании;
- организовать разработку специальных классификаторов документации;
- отсортировать деловые документы и определить их стоимость;
- передать в архив уже просроченные документы;
- навести порядок во входящих документах;
- создавать базы данных для архивирования электронных документов, а также адресов электронной почты, индексов и регистрационных номеров;
- подготовить необходимые материалы для встреч, деловых переговоров и встреч.
Те же функции выполняет главный депозитарий. От обычного сотрудника его отличает только повышенная ответственность и необходимость давать задания подчиненным сотрудникам.
Теоретические знания
В обязанности сотрудника входит не только работа с существующими документами, но и подготовка новых. Конечно, они должны быть хорошо спроектированы. Информацию необходимо подавать кратко, ясно и, главное, понятно.
Чтобы успешно справиться с этой задачей, специалисту потребуются теоретические знания о назначении и оформлении документов всех видов. Также необходимо будет определить, имеет ли тот или иной документ юридическую силу. Основы закона помогут вам сделать это правильно.
В настоящее время электронные носители используются для хранения многих документов. Обмен информацией происходит через компьютерную сеть. Следовательно, специалист должен уметь разбираться в компьютерных программах.
Одним из основных навыков современного документаолога является грамотное формирование электронных баз данных. Кроме того, он должен иметь возможность быстро связываться с системными администраторами и персоналом службы технической поддержки установленного программного обеспечения.
Хранить документы в архиве не так просто, как может показаться. Специалисту по документам потребуются знания правил архивирования деловых документов и технических условий. Во-первых, все должно быть систематизировано по назначению, степени секретности, срокам и условиям их хранения. Итак — оптимизируйте свой поиск.
практически невозможно работать специалистом по документам без определенных теоретических знаний. Поэтому качественное образование — обязательный шаг к получению этой должности.
Личные качества
Помимо знаний, навыков и умений работодателя интересуют личные качества кандидата. Прежде всего: умение запоминать информацию. В конце концов, специалисту по документам приходится иметь дело с огромным объемом данных.
Представитель этой профессии должен обладать вниманием, щепетильностью, аккуратностью и быть ответственным человеком. Все это необходимо для работы с документацией. Малейшая ошибка, нарушение законов, потеря важных документов — все это может стоить компании больших денег.
Специалист по документам должен быть прилежным и хорошо осведомленным. Кроме того, желательно, чтобы он обладал хорошими коммуникативными способностями, творческими способностями и организаторскими способностями. Это полезно для оптимизации документооборота и работы с организационной структурой.
Если компания небольшая, специалист по документам вынужден работать один. В этом случае для повышения эффективности необходимы дисциплина и самоконтроль.
Уровень оплаты труда
Заработок специалиста по документам зависит в основном от места работы и региона. Сегодня он колеблется от 8 до 60 тысяч рублей. Средний показатель находится на уровне 25 тысяч рублей.
По информации с сайтов вакансий, в Московской и Тюменской областях у рабочих высокая заработная плата. Ситуация в городах разных регионов:
- Москва — от 25 до 60 тысяч рублей.
- Санкт-Петербург — от 25 до 50 тысяч рублей.
- Краснодар — от 15 до 35 тысяч рублей.
- Новосибирск — от 20 до 40 тысяч рублей.
- Тюмень — от 20 до 60 тысяч рублей.
- Волгоград — от 12 до 25 тысяч рублей.
- Ростов-на-Дону — от 20 до 30 тысяч рублей.
Карьерный рост
Специалист по документам при желании может быть произведен в разных сферах: в аудите, в промышленности, в образовании. Возможность и скорость профессионального роста во многом зависят от конкретного рабочего места.
Найдя работу в министерстве и продемонстрировав свой профессиональный уровень, специалист по документам может впоследствии стать крупным специалистом или личным советником руководителя. Также у него есть возможность вырасти до начальника отдела, заместителя директора компании и даже до менеджера компании. В малом бизнесе такой специалист вполне способен занять должность заместителя директора. Пиком карьеры специалиста по документам считается подготовка документации для высшего руководства правительства и президента России.
Плюсы и минусы
Главное достоинство профессии — ее многогранность. Знания, полученные по данной специальности, открывают возможность выпускнику работать в любой компании. Ни одна организация, ни одна компания не существует без рабочего процесса.
На втором месте среди преимуществ — возможность устроиться клерком, администратором или офис-менеджером, помощником менеджера, помощником секретаря или клерком. Имея образование и опыт работы в качестве клерка документации, шансы получить его высоки.
Третье преимущество — доступ к конфиденциальной информации. Специалист по документам постоянно находится в эпицентре документооборота организации. В результате в вашем распоряжении почти все его секреты.
Опыт работы и лидерские качества позволяют хорошему специалисту открыть собственное дело. Могут быть предоставлены информационные услуги.
Также преимуществом считается работа в комфортной офисной обстановке. Некоторые добавляют сюда стандартизированный график работы.
У профессии специалиста по документам есть только два недостатка. Первое — это однообразие деятельности. И второе — это уровень ответственности.
Перспективность профессии
Информация — важный, необходимый и актуальный продукт. Но его исследование, обработка и архивирование требуют финансовых, временных и трудовых затрат. Специалист по документации помогает свести их к минимуму. Ведь он умеет наладить грамотный рабочий процесс и оптимизировать работу с информационными потоками.
Сегодня профессия «документалист» не потеряла своей актуальности. Кроме того, он переживает возрождение. Толчком к этому послужило развитие экономики и перевод документооборота в электронный формат.
Поэтому профессиональный специалист по документам не останется без работы. Навыки, приобретенные с опытом, постоянно пользуются большим спросом во многих секторах и секторах. Даже если со временем не останется бумажных документов, он сможет вести документооборот в электронном виде и работать онлайн.
